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7 cosas que hay que evitar en un correo electrónico

En esta era tecnológica en la que vivimos, se repite una y otra vez que hemos dejado de escribir y de leer. Pero lo cierto es que nos pasamos el día leyendo y escribiendo correos electrónicos, mensajes de texto (SMS) o WhatsApp.

Si escribes a tu familia o a tus amigos, puedes hacerlo como quieras, con abreviaturas, palabras inventadas, emoticonos, hasta puedes insultar a todos, si es que vuestra relación es así.

Pero en la oficina o en la correspondencia con un cliente, hay que tener cuidado. Lo que escribes y cómo lo escribes lo dice todo de ti. Del mismo modo que vas a trabajar bien vestido y sin lamparones en la camiseta, el correo electrónico tiene que ir como una patena. La imagen profesional es fundamental, pero lo es más aún que se te entienda para realizar el trabajo de forma eficaz.

Veamos lo que NUNCA HAY QUE HACER:

1. Tener una dirección de correo absurda o incomprensible

En la oficina te asignarán uno que será una inicial y tu apellido, tu nombre y tu apellido todo junto o algo parecido, así que ahí no habrá problema.

Si trabajas por tu cuenta olvídate de utilizar el mote que te pusieron en el colegio, un diminutivo cursi, o un apelativo absurdo. No pongas pepeeltiobuenodelbarrio, mariaojossaltones, molodelmazo o cosas peores.

Lo ideal es que utilices tu nombre y tu apellido y, si tienes un correo personalizado, el nombre de tu empresa o lo que haces, si eres autónomo.

Por ejemplo:

nombreapellido@mail.es 
nombreapellido@asesoriaeditorial.es 

Los nombres graciosos utilízalos en tu cuenta personal.

2. Dejar el asunto en blanco o poner algo no relacionado con el contenido

Según los datos que ofrece esta página de The Radicati Group una persona que trabaja en una oficina recibe de media unos 120 correos al día. Un 10 o un 20 por ciento será spam, por lo tanto, es clave poner un asunto claro y conciso para que tu correo no vaya a la basura con ese 20 por ciento.

El asunto debe ofrecer información suficiente para que el que lo recibe sepa si lo tiene que leer ya o lo puede dejar para más tarde. Si es muy urgente, debe indicarse. Si no, basta con explicar bien qué se va a tratar.

Por ejemplo:

Urgente. No habrá libros en la presentación de Autor Bestseller 
Convocatoria reunión de seguimiento – semana que viene 

3. Poner en copia a media oficina

Esto es muy importante.

Ten siempre mucho cuidado a la hora de decidir a quién incluyes en copia en tus correos. En las oficinas hay una tendencia a poner en copia a jefes (que, normalmente no tienen interés ni tiempo) para aterrorizar al que lo recibe. Te recomiendo que tú no seas uno de esos a no ser que la situación sea insostenible.

Si recibes un correo con copia a cinco personas, es probable que no te quede más remedio que responder a las cinco. Pero si ves que se ha incluido a dos o tres que no tienen que ver con el proyecto en cuestión, puedes decir: “Si te parece bien, quito de la copia a Perengano y Zutano, para no llenarles el correo de mensajes…”.

Si el jefe te escribe solo a ti, contesta solo al jefe.

Tampoco vale poner en copia oculta a media oficina

No es buena idea poner en copia oculta a personas a las que, realmente, no incumbe el contenido del correo.

La copia oculta se utiliza para convocar a mucha gente a un evento, por ejemplo, y no dejar que todos vean las direcciones de los demás. Es información personal y tú no tienes por qué difundirla.

En las oficinas también es útil en algunas situaciones, pero no hay que abusar. Por ejemplo, se puede utilizar cuando vas a escribir a un cliente, no quieres que el correo vaya con muchas direcciones para no confundirle, pero sí quieres que tus colaboradores sepan de qué trata el proyecto y cómo se lo estás presentando.

4. Saludar y despedirse en tono coloquial

Los correos han perdido la formalidad que tenían las cartas, pero en realidad las normas siguen siendo las mismas.

Hay que empezar saludando cortésmente:

Querido Pepe,
Estimado Pepe,
Hola,
Buenos días, Buenas tardes…

Por muy bien que te lleves con tu jefe, y por mucho que lleves años llamándole «jefe», jamás empieces un correo diciendo cosas como éstas:

Oye, jefeque estaba yo pensando…
Ola, k tal? Cómo vamos con lo del otro día?

Lo mismo se aplica a la despedida. No es buena idea decir:

Hala, hasta luego, coleguita
Nos vemos, chau

Insisto, aunque te lleves muy bien y, sobre todo cuando hay más personas en copia, lo mejor es una despedida estándar:

Os mando un saludo,
Quedo a la espera de vuestras noticias,
Un abrazo,

5. Redactar un texto desordenado

Es importante organizar el texto para que el que lo recibe lea y entienda todo lo que has querido transmitir. A menudo leemos muy rápido y nos saltamos partes de los correos. Incluye lo más importante al final.

Empieza saludando o preguntando qué tal todo —si es que hace mucho que no os comunicáis—, luego explica el motivo del correo y termina con lo más destacado o la pregunta que querías hacer.

  • Procura que sea breve.
  • Divide la información en párrafos.
  • Subraya o utiliza negritas para destacar lo que necesitas que se lea.

Por ejemplo:

Querido Pepe,

Espero que estés mejor de tu catarro.

Te escribo porque me he encontrado con varios problemas a la hora de maquetar el libro de Mengano. Casi todos los puedo solucionar yo, pero hay uno que me preocupa: FALTAN 5 PÁGINAS Y 2 ILUSTRACIONES AL FINAL.

¿Cómo hacemos? ¿Debo escribirle yo directamente o la comunicación con él la lleva el editor?

Dime algo en cuanto puedas para seguir avanzando.

Gracias y un saludo,

6. Escribir un correo lleno de erratas y faltas

Hemos empezado diciendo que el correo tiene que ir tan limpito como tú (y estoy dando por hecho que tú vas hecho un pincel).

Todos podemos teclear mal una letra y, por más que lo revisamos, no lo vemos. El que lo recibe notará inmediatamente que ha sido sin querer. Si normalmente no cometes faltas y un día se te escapa una errata no pasa nada.

Pero no podemos tener faltas de ortografía. Hoy día, además, todos los ordenadores revisan automáticamente el texto, así que, si ponemos una, probablemente es muy gorda y nuestra imagen queda más tocada todavía.

Si no te convence lo que has escrito consulta un diccionario, pregunta a un amigo, a tu madre… Haz lo que sea para asegurarte de que has escrito todo bien. Si no tienes mucha costumbre de escribir, consigue que alguien te revise los correos hasta que te sientas más seguro.

Evita la «ortografía pringosa»

La casualidad ha querido que mientras escribía el post y os decía que tenéis mandar correos aseados, me llegó este artículo de Álex Grijelmo, en el que habla de «ortografía pringosa». Es una imagen fantástica. ¡No queremos correos chorreando de pringue!

7. Dejar el correo sin una firma profesional

En la oficina te pedirán que personalices la firma o lo hará la empresa por ti. Aparecerá tu nombre, tu puesto de trabajo, la dirección de la oficina y el teléfono.

Si eres autónomo o tienes tu propia empresa, haz lo mismo: personaliza tu firma para que el cliente reciba toda la información que necesita. Es como una tarjeta de visita. Puedes incluir tu página web o tu perfil de LinkedIn si todavía no tienes web.

Por ejemplo:

Juan Pérez
Diseños Metropolitanos
Nombre de la calle, 23, piso 2º
Ciudad 45678
Tel. fijo
Tel. móvil
juanperezmetropolitanos.com

Si vas a escribir por WhatsApp o por SMS a gente de la oficina, aplica todo esto, aunque a tu discreción. Es evidente que en un WhatsApp, no vas a utilizar el formato de una carta, pero procura no parecerte a tus sobrinos «guasapeando» con sus amigos.

Quizá todo esto parezca obvio, tonto, exagerado… y, por supuesto, cada oficina es un mundo. Pero siguiendo estas breves normas (hay más, que quizá cuente aquí) no te equivocarás. Ante la duda, elige siempre ir con la cara bien lavada y adopta una actitud profesional.

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2 Comentarios en 7 cosas que hay que evitar en un correo electrónico

  1. Hola, Ana: si nuestros padres griegos levantaran la cabeza… y vieran los mimbres con los que nos hallamos en pleno siglo XXI, regresarían a sus aposentos de piedra antes de lo que tarda en llegar un “guasap”. Hace falta mucha pedagogía y muchos artículos así, como este tuyo. Gracias por parte de quienes quizá no te lean porque “total, ese ya me entiende”.

    ¡Saludos cordiales, compañera!

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    • Hola Marian, muchas gracias por dejar aquí este comentario. La verdad es que parecería innecesario escribir una entrada así, ¿verdad? Pero la gente manda unos correos internos en la oficina… que dan vergüenza ajena. Incluso cuando se dedican a esto de la lengua, pero en fin. Pongamos nuestro granito de arena, a ver si sirve para echar una mano.

      Me gusta

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